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管理体系认证证书中认证范围的确定和描述

一、认证范围的概念

1、认证范围的意义
认证范围界定了第三方证明的范围,对超出认证范围的事项,认证机构不予证明。如:
例1:某企业既生产洗衣机,也生产电冰箱。某认证机构对该企业的洗衣机生产的质量管理体系实施了认证,而对该企业电冰箱生产的质量管理体系是否符合标准要求,则不予以证明。
例2:某企业有A、B两个生产地,生产同样的产品,认证机构对该企业实施质量管理体系认证时,仅审核A地,未审核B地,则仅证明在A地的产品生产的质量管理体系符合标准的要求,而不证明B地产品生产的质量管理体系是否符合标准的要求。
界定认证范围时,应考虑:
(1)组织的界定——区分A企业和B企业。
(2)区域的界定——区分A生产地和B生产地。生产和服务过程通常受环境和设施的影响,使其质量管理、环境管理和/或职业健康安全管理的具体方式、方法和过程因生产地不同而有所不同。
(3)产品的界定——区分A产品和B产品。
(4)过程的界定——区分A过程和B过程。
2、管理体系范围、审核范围、认证范围的区别
管理体系范围:企业对某个产品的生产和服务所涉及的方方面面、各种事务的系统管理,其中既包含管理体系标准要求的部分,也包含管理体系标准未提出要求的部分。
审核范围:为实现认证的目标而需要收集审核证据的范围。审核范围应覆盖企业申请的认证范围,但通常比企业的管理体系范围小。
认证范围:认证机构给予证明的范围。认证范围通常比审核范围小。如某企业不进行产品设计、但对产品设计负有责任,审核范围应包括企业对产品设计的管理,而认证范围中不包含产品的设计。
3、认证范围的确定
确定认证范围就是要确定认证的组织、区域、产品、过程,在确定认证范围时应注意组织的合法性、过程的合法性、证据的充分性。
组织的确定应包括:
(1)认证的组织一定是提出认证申请的组织。当出现一个机构两块牌子、集团公司及下属子公司都要认证时,必须共同提出认证申请。
(2)组织应具有相关文件证明其合法性。独立法人的组织应持有有效的企业法人营业执照或事业单位法人证书等。非独立法人的组织应持有其所属的独立法人组织的证明文件,以证明其与该独立法人的关系及其存在的合法性。
(3)审核组在现场审核时,应收集充分的证据,证实实际运作管理体系的组织与申请认证的组织为同一组织。审核证据包括现场所看到的各种文件资料中体现的证据以及各处出现的组织名称、地址等。
(4)当生产地址与注册地址不一致时,应关注各生产地址与组织的关系,包括所有权证书、租赁合同或其它证明文件。
区域的确定:
审核组应关注产品实际生产和服务的地理位置及其地点的称呼和地址的文字表述。当组织有多个生产和服务地点时,应注意区别每个场所的过程和活动。
产品和过程的确定:
(1)认证范围的产品和过程必须在企业申请的产品和过程范围内。
(2)认证范围的产品必须已有完整的生产和服务过程,并已有产品或服务交付顾客。
(3)认证范围的产品的生产和服务过程必须符合政府的相关规定。如生产许可证的要求、强制性产品认证的要求等。
(4)认证范围中每种产品的生产和服务过程都必须有充分的审核证据证明其符合管理体系标准的要求。审核证据之间应能够相互印证,形成证据链。
 
二、认证范围的恰当表述
1、认证范围的表述方式
在认证证书中对认证范围的表述通常分三部分内容,即组织名称、地址、产品和过程。组织名称通常放在证书中最醒目的位置。地址应详细写出注册地址和各个生产地址,当各生产地点的产品和过程不同时,应具体写出各生产地点所生产的产品和过程,也可以用证书附件的形式列出。产品和过程的表述应具体准确。
2、认证范围表述的特点
认证范围的表述应具有合法性、概括性、唯一性和排他性。
合法性包括两个方面:一是被认证组织及其生产和服务过程的合法性,二是认证机构所开展的认证活动的合法性(例如不允许超范围认证)。
概括性主要是对产品和过程的描述应具有概括性,描述得太细难免会有遗漏,描述的太宽则可能会包括一些认证机构无法证明的产品和过程。例如螺旋桨,从用途分有用于船舶、飞机、风力发电机等,从材质分有铜合金、钢质、合成材料等。如果产品范围的描述是“螺旋桨的制造”,则包括了所有的螺旋桨,对一个具体的企业来说,要制造所有种类的螺旋桨显然是不可能的。
唯一性和排他性是指所表述的认证范围只针对特定的组织、特定的生产地点、特定的产品、特定的过程。不同的组织、不同的生产地点、不同的产品、不同的过程都可以在认证范围的表述中区分开来。
3、产品范围的描述方式
质量管理体系认证是针对产品生产过程中对产品质量的管理,环境管理体系认证是针对产品生产过程中产生的环境因素的管理,职业健康安全管理体系认证是针对产品生产过程中存在的危险源的管理,管理体系认证中不论是质量管理,还是环境因素的管理,或者是职业健康安全风险的控制,都是伴随和围绕着生产过程的,所以认证证书所覆盖的产品范围的描述方式是:产品+过程(如螺旋桨的制造)。
 
三、产品范围描述中需注意的问题
1、要有证据支持,仅对审核的产品确定认证范围,避免过于宽泛的描述。
对产品和过程应尽量避免过于宽泛的描述,对描述的产品和过程应有充分的审核证据支持。例如某消防器材生产企业,申请的认证范围是:“手提式灭火器、推车式灭火器、消防工程设备及附件(消防炮、消防栓箱、泡沫灭火系统、气体灭火系统、干粉灭火系统、水灭火系统、阀门)的设计和生产”,其中“阀门”的概念太宽,根据审核中收集的证据,最终确定的认证范围是:“手提式灭火器、推车式灭火器、消防工程设备及附件(消防炮、消防栓箱、泡沫灭火系统、气体灭火系统、氧气瓶阀、液氯瓶阀、氩气瓶阀、车用天然气瓶阀及船用气体灭火系统瓶头阀)的设计和生产”。
2、语言表述应避免歧义
产品和过程描述所使用的语言应考虑行业术语、学术术语、业内俗称等词汇之间的区别和差异。例如某电子科技有限公司申请的认证范围是“船舶无线电设备年度检验;VDR/S-VDR年度检验;船、岸基维修”,这其中“年度检验”是船舶检验机构的行业术语,而“船、岸基维修”又没有指明对什么设备进行维修。根据审核证据,最终确定的产品和过程的描述为:“船舶无线电设备专业检测;船舶VDR专业检测;船舶GMDSS设备岸基维修”。
 
四、认证范围表述的变更
1、组织名称变更
当获证组织要求变更认证证书中的组织名称时,应核实变更后的组织名称与现在的组织名称之间的关系,确保认证证书中的组织是实际运作管理体系的组织。
2、生产或经营地变更、产品变更、过程变更
组织的生产或经营地发生变化、产品发生变化、过程发生变化时,应考虑这种变化时管理体系可能带来的影响,通常需要现场审核管理体系的有效性。对于质量管理体系,至少应审核这种变化后生产和服务过程的确认,组织机构的变化等。对于环境和职业健康安全管理体系,应审核环境因素和危险源的变化情况及由此带来的管理体系的变化。
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